Saat ini semakin banyak dari kita yang bekerja dari rumah, bekerja di jalan, dan umumnya berurusan dengan banyak pemasok, kontraktor, dan mitra bisnis di lokasi di seluruh dunia, konferensi panggilan menggantikan pertemuan tatap muka. Berikut ini beberapa kiat untuk memaksimalkan panggilan konferensi Anda. Kunjungi juga googlaz news yang membahas berbagai informasi terupdate seputar Gadget,Teknologi dan sebagainya.
<strong> Kiat Pertama: Kirim Agenda </strong>
Kunci untuk rapat yang efektif adalah agenda - ini berlaku untuk segala jenis rapat, bukan hanya panggilan konferensi. Dengan panggilan konferensi, selalu pastikan Anda memiliki instruksi tentang cara mengakses panggilan konferensi di bagian atas agenda, lebih disukai dalam kotak atau dengan hiasan teks lain untuk membuatnya menonjol.
Opsi lain adalah mengirim permintaan rapat dari dalam aplikasi kalender Anda, apakah itu Microsoft Outlook atau Apple iCal, atau beberapa alat penjadwalan lainnya. Permintaan rapat dikirim sebagai email yang diformat khusus, sehingga Anda dapat menambahkan lampiran seperti halnya dengan email biasa. Lampirkan agenda, dan ulangi instruksi tentang cara menghubungkan ke panggilan konferensi di badan email.
Sebagian besar penyedia layanan konferensi mengharuskan peserta untuk memanggil nomor khusus (yang mungkin berbeda tergantung di mana pengguna berada, atau mungkin nomor nasional), kemudian memasukkan nomor "ruang" konferensi, diikuti dengan kode keamanan atau PIN. Pastikan semua detail yang diperlukan dimasukkan dalam agenda dan permintaan pertemuan.
Jika panggilan konferensi adalah pembaruan status biasa, pastikan Anda juga mengirimkan catatan rapat dari panggilan sebelumnya, karena item pertama dalam agenda harus mengejar orang untuk tindakan yang telah mereka setujui bertanggung jawab.
<strong> Kiat Dua: Merawat Rumah Tangga </strong>
Di awal panggilan, nonaktifkan daftar dan pastikan semua orang menerima panggilan. Perkenalkan pendatang baru ke seluruh kelompok dan undang mereka untuk menghabiskan beberapa menit menggambarkan diri mereka dan peran mereka dalam panggilan. Jika ada orang yang hilang dari daftar peserta, segera hubungi mereka (lebih disukai di ponsel mereka) untuk mendapatkan mereka ke panggilan sesegera mungkin. Jika mereka tidak dapat menerima panggilan dalam beberapa menit, lanjutkan tanpa mereka. Tidak ada yang mengurangi panggilan konferensi yang baik selain membuat semua orag menunggu di awal.
Selanjutnya, pastikan setiap orang memiliki salinan agenda, dan bahwa mereka semua dapat mendengar satu sama lain dengan baik. Jika Anda tidak akan menjadi orang yang membuat catatan, pastikan semua orang jelas siapa. Ini memberikan dua manfaat: pertama, orang yang membuat catatan akan berhati-hati dan bertanggung jawab, dan kedua, satu set catatan pertemuan akan dibagikan setelah panggilan. Jika ini tidak dibuat jelas, Anda mungkin berakhir dengan beberapa versi, yang berlebihan dan membingungkan.
Terakhir, jelaskan aturan untuk interaksi saat menelepon. Karena hanya audio, isyarat biasa yang kami gunakan untuk menunjukkan bahwa kami ingin mengambil giliran berbicara tidak ada. Karena itu ada baiknya menyatakan di awal apa aturannya. Ini bisa sesederhana "Tolong catat setiap pertanyaan dan kami akan mengatasinya secara berurutan setelah setiap titik agenda", atau secanggih daftar urutan berbicara dari para peserta, dan meminta setiap peserta hanya berbicara di waktu khusus mereka. Yang terakhir ini disebut konferensi "meja bundar", dan sangat efektif setelah orang terbiasa. Ini memiliki efek ganda menjaga semua peserta terlibat, dan mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk melewati setiap poin.
Jelas tidak realistis untuk mengharapkan orang untuk tetap berpegang pada aturan interaksi selama panggilan, tetapi meletakkannya di awal akan membantu memastikan semuanya berjalan cepat dan lancar.
<strong> Kiat Tiga: Matikan Speaker Ponsel </strong>
Kecuali jika Anda memiliki mayoritas peserta dalam satu ruangan bersama, Anda harus mematikan speaker ponsel. Speakerphone dan panggilan konferensi adalah kombinasi yang buruk, kecuali jika Anda memiliki speakerphone khusus berkualitas tinggi. Untuk mencegah <a href="http://en.wikipedia.org/wiki/Audio_feedback" title="Audio Umpan Balik di Wikipedia"> umpan balik audio </a>, speaker ponsel secara otomatis membisukan speaker ketika suara yang cukup keras adalah terdengar di mikrofon. Sayangnya, beberapa speakerphone melakukan hal ini dengan sangat baik, dan seringkali speaker akan bisu karena outputnya sendiri dimasukkan kembali ke mikrofon. Ini berarti anak-anak putus sekolah dan kata-kata dan kalimat yang tidak dijawab.
Karena ini adalah panggilan konferensi, sering kali anak-anak yang putus sekolah ini dapat bertahan selama beberapa menit sebelum seseorang memiliki kesempatan untuk menyelesaikannya "Kami melewatkan semua itu!" Tak perlu dikatakan, harus terus-menerus mengulangi diri Anda bisa sangat memakan waktu dan menjengkelkan bagi semua peserta non-speakerphone.
Bahkan jika Anda berada di ruangan yang sama dengan orang lain, kadang-kadang bisa menjadi perbaikan untuk menggunakan dua handset daripada menggunakan speakerphone.
<strong> Kiat Empat: Kirim Catatan Rapat </strong>
Anda harus memastikan semua orang di panggilan konferensi mendapatkan salinan catatan rapat selambat-lambatnya keesokan paginya, sementara panggilan itu masih segar di benak semua orang.
Ada banyak panduan bermanfaat di web untuk pencatatan yang efektif, tetapi pada intinya:
<ul> <li> Jangan mencoba untuk menuliskan semuanya secara tuntas; hanya item yang perlu diambil tindakan </li> <li> Melacak siapa yang telah setuju untuk bertanggung jawab atas setiap tindakan </li> <li> Ikuti tenggat waktu untuk setiap item tindakan </li> < li> Jangan lupa untuk mencatat waktu dan tanggal pertemuan dan siapa yang hadir </li> </ul>
Jika panggilan konferensi adalah pembaruan status biasa, pastikan Anda mencatat dalam rapat mencatat waktu dan tanggal pertemuan berikutnya. Jika memungkinkan, tenggat waktu untuk item tindakan harus sesuai dengan tanggal pertemuan status sehingga catatan dapat dengan cepat dipindai (atau bahkan disortir) untuk item yang perlu dikejar dalam pertemuan yang diberikan
<strong> Kiat Lima: Jaga Singkatnya </strong>
Penelitian telah menunjukkan bahwa orang mulai menderita sejumlah efek samping yang tidak menyenangkan setelah memegang gagang telepon di telinga mereka selama lebih dari satu jam. Bagaimanapun, empat puluh menit adalah tentang batas rentang konsentrasi kebanyakan orang.
Jika Anda menemukan panggilan mulai berlarut-larut lebih dari satu jam, itu ide yang baik untuk menyelesaikan masalah dan melanjutkan hari itu juga, atau lebih baik pada hari berikutnya. Jika Anda menemukan ini adalah kejadian biasa, ini mungkin merupakan indikator bahwa Anda perlu meninjau kembali agenda, atau mungkin membagi grup menjadi beberapa kelompok yang terpisah dan lebih terfokus. Pembuang waktu tertentu memiliki insinyur dan pebisnis pada panggilan konferensi yang sama. Cara yang lebih baik untuk menangani ini adalah dengan mengadakan tiga pertemuan yang lebih singkat - satu dengan hanya para insinyur, satu dengan para pengusaha, dan satu dengan perwakilan tunggal dari masing-masing kelompok untuk mempresentasikan hasil dan mengambil umpan balik ke pertemuan departemen berikutnya. Dengan latihan, Anda dapat menjaga durasi setiap pertemuan menjadi sekitar dua puluh menit.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar